Personeelsadministratie
Alle gegevens van uw werknemers veilig op één plaats
Centraliseer uw HR-gegevens en uw personeelsbeheer: onboarding, documenten, certificaten, rapportages, enz. U beheert alle updates van de HR-informatie eenvoudig met de Kelio-software!
Digitaliseer en centraliseer alle HR-gegevens van uw werknemers
De module personeelsadministratie is cruciaal in de HR-software. Alle gegevens en documenten van uw werknemers worden in deze module gecentraliseerd.
Voor elke werknemer wordt in het HR-systeem een digitaal personeelsdossier aangemaakt. Deze module in de HR-software, aangeduid als de “HR Pro” of de “werknemersdossiers”, bevat alle informatie over uw werknemers:
- Persoonsgegevens: adres, telefoonnummers voor noodgevallen, gezinssituatie, enz.
- Professionele gegevens: contactgegevens, functie, dienstverband, afdeling, vaardigheden, beloning, enz.
- Historische overzichten: salaris, bonussen, medische keuringen, vaccinaties, bevoegdheden, enz.
- Loopbaanontwikkeling: evaluatiegesprekken, trainingen, enz.
- Arbeidsovereenkomsten, HR-documenten, enz.
De persoonsgebonden gegevens van uw werknemers zijn beveiligd en alleen toegankelijk voor medewerkers die bevoegd zijn om ze te raadplegen via het toegangsrechtenbeheer van de software.
Deze module voor personeelsadministratie versnelt en centraliseert de actualisering van alle gegevens. Meldingen houden u op de hoogte van alle wijzigingen in de individuele dossiers.
Automatiseer uw HR-administratie met geïntegreerde mailingfuncties en elektronische handtekeningen
Automatisering geeft de administratie van uw personeelsgegevens een toegevoegde waarde!
Dankzij de geïntegreerde mailingfuncties in de Kelio-software kunt u heel eenvoudig HR-documenten genereren.
Creëer automatisch gepersonaliseerde HR-documenten
Creëer automatisch gepersonaliseerde HR-documentenMaak uw documenten aan (in Word®-format) en integreer automatisch informatie uit het personeelsdossier van de werknemer, zoals persoonlijke en professionele gegevens of loopbaaninformatie.
Zo zijn uw documenten altijd up-to-date, met de meest recente HR-gegevens!
Automatiseer met elektronische handtekeningen
Automatiseer met elektronische handtekeningenMet een klik integreert u een elektronische handtekening in uw HR-documenten. U volgt de voortgang en reacties direct in een dashboard in de Kelio HR-software. Ongeacht de complexiteit van uw beheer (meerdere handtekeningen, medeondertekening, enz.), wordt het ondertekende document automatisch opgeslagen in Kelio, zonder handmatige verwerking.
HR-processen: eenvoudige organisatie en verbetering van het onboardingproces
De indiensttreding, het vertrek of de overplaatsing van een werknemer vereist gecoördineerde activiteiten van diverse afdelingen in het bedrijf (HR, IT, fasciliteiten enz.) om alles op het juiste moment klaar te hebben.
Met de module voor personeelsadministratie en de HR-processen van Kelio kunt u alle preboarding, onboarding en offboarding taken eenvoudig plannen en toewijzen aan de betrokken personen. Ze worden per e-mail geïnformeerd over de aan hen toegekende taak en ze kunnen de voortgang volgen op hun Kelio HR-portaal.
- Uw nieuwe werknemer kan zijn gegevens al vóór de indiensttreding invoeren in Kelio (preboarding)
- Beheer van het proces voor de toewijzing van een computer, netwerkrechten, telefoon, bedrijfsauto of toegangsbadge
- Voorbereiding van een vertrek, documenten voor de inlevering van materiaal, enz.
U volgt in realtime het beheer en de voortgang van de diverse taken en gemaakte afspraken in een dashboard. U kunt herinneringen sturen naar de betrokken medewerkers zodat niets wordt vergeten.
Periodieke keuringen en certificaten van werknemers: hoe houdt u ze up-to-date?
Maak het gemakkelijk voor uw werknemers om alle medische keuringen, vaccinaties of certificaten voor hun werk up-to-date te houden, zoals rijvaardigheid, veiligheidstraining, heftruck certificaat, EHBO-diploma enz.
- Ontvang waarschuwingen en volg de actualisering van keuringen en certificaten voor al uw werknemers.
- Plan afspraken voor keuringen of verlengingen met de handige dashboards van Kelio. Beheer eenvoudig het overzicht met de bijbehorende geldigheid en verlengingsperiode.
- Regel afspraken voor uw medewerkers: gepersonaliseerde e-mails, automatische registratie in zijn of haar Outlook©-agenda.
- Maak afwezigheidsmotieven voor keuringen automatisch aan in de modules voor Tijdregistratie en Planning (optioneel) om de afwezigheid te registreren.
- Vereenvoudig de archivering van bewijsstukken en de historiek van bevoegdheden in de personeelsdossiers.
VEREENVOUDIG HET BEHEER VAN PERIODIEKE KEURINGEN EN CERTIFICATEN
Tijdbesparing voor uw interne HR-management!
Bespaar kostbare tijd met de samenwerkingsfuncties van de Kelio-software:
- Decentraliseer de update van de HR-gegevens en geef uw werknemers de mogelijkheid om hun dossier te raadplegen en/of te wijzigen.
- Vereenvoudig de toegang tot de personeelslijst en de nuttige telefoonnummers via een pc of mobiel.
- Stel een veilig intern berichtenverkeer beschikbaar via de eigen Kelio-portal.
Kelio is uw partner om uw personeelsbeheer en uw interne communicatie te vereenvoudigen.
Toegang tot al uw HR-overzichten in enkele klikken
De personeelsadministratie wordt een strategisch belang voor de onderneming, net als het management van de medewerkers, vaardigheden en talenten. De HR-afdeling is verantwoordelijk voor de productie van talrijke rapporten.
Toegang tot talrijke up-to-date HR-indicatoren op elk moment.
Toegang tot talrijke up-to-date HR-indicatoren op elk moment.De Kelio HR Pro biedt geïntegreerde tools met talrijke functies voor HR-rapporten. Handmatige berekeningen zijn overbodig. Kelio groepeert de gewenste gegevens van uw werknemers en werkt ze in realtime bij.
Naar wens aangepaste en exporteerbare grafieken
Naar wens aangepaste en exporteerbare grafiekenMet Kelio wint u aan productiviteit bij het opstellen van uw HR-rapporten.
Kelio biedt diverse standaard sjablonen voor HR-rapporten. Dankzij de 30 beschikbare gegevens (functie, type arbeidsovereenkomst, leeftijd, geslacht, anciënniteit, enz.) kunt u meer dan 1000 verschillende grafieken op maat maken en tijd besparen bij de productie van uw HR-overzichten.
Pas uw grafieken naar wens aan, genereer ze in Kelio en integreer ze rechtstreeks in uw HR-documenten!
Wat is personeelsadministratie?
Personeelsadministratie, ook wel bekend als HR-administratie, is het proces van het verzamelen, beheren en opslaan van informatie en documenten met betrekking tot medewerkers van een organisatie. Dit kan informatie omvatten zoals contactgegevens, arbeidscontracten, salarisgegevens, vakantiedagen, verzuim en andere relevante details. Deze administratie is een essentiële functie van het human resources (HR) team binnen elke organisatie.
Wat heeft de AVG te maken met personeelsadministratie?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een belangrijk aspect van de personeelsadministratie. Deze wettelijke verplichtingen, die van toepassing zijn op alle lidstaten van de Europese Unie, stelt strenge eisen aan hoe persoonsgegevens worden verzameld, verwerkt en opgeslagen.
In het kader van de personeelsadministratie betekent dit dat organisaties duidelijke procedures moeten hebben voor het verzamelen en bewaren van werknemersgegevens, en ervoor moeten zorgen dat deze gegevens veilig worden bewaard. Werknemers hebben ook het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren en in sommige gevallen te laten verwijderen.
Waarom zou je personeelsadministratie uitbesteden?
Er zijn verschillende redenen waarom een organisatie ervoor kan kiezen om de personeelsadministratie uit te besteden. Ten eerste kan het tijdbesparend zijn. Het bijhouden van deze gegevens kan een tijdrovende taak zijn, en door het uit te besteden kunnen HR-teams zich concentreren op strategischere taken.
Ten tweede kan het uitbesteden van personeelsadministratie leiden tot betere naleving van wet- en regelgeving. Bedrijven zoals Kelio zijn gespecialiseerd in het bijhouden van veranderingen in de wetgeving en kunnen ervoor zorgen dat de personeelsadministratie altijd voldoet aan de huidige wet- en regelgeving. Denk hierbij ook aan regels die de belastingdienst verplicht.
Tot slot kan het uitbesteden van personeelsadministratie helpen bij het verminderen van fouten. Gespecialiseerde bedrijven in personeelsadministratie hebben systemen en processen die zijn ontworpen om nauwkeurigheid in administratieve taken te waarborgen, wat kan leiden tot minder fouten in betalingen, wettelijke verplichtingen en andere HR-processen.
De voordelen van de Kelio-software voor uw personeelsadministratie
- Centralisatie van alle HR-gegevens van uw werknemers in een beveiligde software.
- Tools voor automatische verwerking en archivering van gepersonaliseerde HR-documenten.
- Versnelling van de interne HR-processen: preboarding, onboarding, interne mobiliteit, enz.
- Gegroepeerd beheer van periodieke keuringen en certificaten.
- Talrijke naar wens aanpasbare HR-rapporten in realtime bijgewerkt door de software.
